zasada 3-2-1 – bezpieczna archiwizacja zdjęć

Bezpieczna archiwizacja zdjęć to jedyna metoda ochrony przed koszmarem każdego fotografa: utratą wszystkich fotografii. Bezpieczna w tym przypadku oznacza – zwielokrotniona, jak każe zasada 3-2-1. Nie wystarczy mieć dane ładnie uporządkowane na dysku, czy to w postaci folderów, czy bazy Lightrooma. Bezpieczne przechowywanie zdjęć to kilka kopii utworzonych w taki sposób, aby utrata jednej nie zagrażała pozostałym. Jak to zrobić, a także – dlaczego akurat tak należy robić, wyjaśniamy poniżej. Nie jest to może najbardziej inspirujący i emocjonujący temat, ale warto pamiętać, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie bezpieczeństwa, i na tych, którzy będą żałowali, że ich nie robili.

4 zagrożeń dla cyfrowych zdjęć – lista grozy

Na cyfrowe fotografie (i w ogóle wszelkiego typu pliki) czyhają cztery typy niebezpieczeństw. Co bardzo istotne, mają one różny charakter, więc skuteczna ochrona przed jednym typem problemów jest zupełnie bezużyteczna wobec innego. Przygotowując własny system bezpiecznego przechowywania zdjęć, warto wziąć pod uwagę wszystkie słabe punkty i upewnić się, że chronimy nasze fotografie przed każdym zagrożeniem.

1. Awaria dysku z danymi

Zapewne to zagrożenie dla danych jest najbardziej znane. Owszem, dyski się psują – z czasem, po długim okresie pracy, ale też niekiedy szybko – w efekcie wypadku (upadku z biurka, przepięcia), ale też wskutek wady fabrycznej lub konstrukcyjnej. Zdarza się – i właśnie dlatego należy mieć istotne dane na więcej niż jednym dysku. A ze względu na wspomnianą tu sytuację wystąpienia wady konstrukcyjnej, lepiej, żeby mieć dyski z różnych serii. Co bardzo ważne, a nieczęsto brane pod uwagę: awaria dysku może być efektem spalenia całego komputera (przepięcie, uszkodzenie zasilacza) i wówczas mogą ulec zniszczeniu wszystkie podłączone urządzenia.

Pojemność dysków twardych sięga kilkunastu terabajtów, co wystarczy na pomieszczenie pokaźnej kolekcji zdjęć. Każde urządzenie może jednak mieć awarię – co wówczas ze zgromadzonymi fotografiami?

2. Wirus, atak hakerski, ransomware

W takiej sytuacji sprzęt pozostaje sprawny, ale co z tego, jeśli nie ma na nim danych? W ostatnich latach pojawiło się nowe zagrożenie z tej grupy: ransomware. To rodzaj ataku hakerskiego lub wirusowego, w efekcie którego wszystkie dane zostają zaszyfrowane. Trzeba pamiętać, że to jest zagrożenie, na które narażone są wszystkie nośniki danych podłączone do komputera w tym samym czasie. Czas zagrożenia może objąć godziny i dni, bo niektóre wirusy swoją destrukcyjną działalność zaczynają z opóźnieniem, aby zdążyć się rozmnożyć.

3. Pożar, powódź, włamanie

Nieszczęśliwe zdarzenia, które dotkną nasze mieszkanie, będą zagrażały wszystkim nośnikom danych, które mamy w domu. W tym przypadku bez względu na liczbę kopii, podłączenie lub odłączenie od sieci – zdjęcia trzymane w domu mogą zniknąć. Bezpieczne przechowywanie zdjęć wymaga więc, aby co najmniej jedna kopia była przechowywana poza domem.

4. Błąd użytkownika

Każdemu zdarza się pomylić. Gdy pomyłka dotyczy skasowania nie tego zdjęcia, które miało być usunięte – lepiej, aby gdzieś tam była jego kopia. Katastrofa nie musi być skutkiem kasowania, ale np. “przekrętu licznika” w aparacie i pojawienia się zdjęć o tych samych nazwach plików, co już znajdujące się na dysku. Jeśli wówczas przy kopiowaniu wybierzemy złą opcję (czyli: “zastąp stare pliki nowymi”), stracimy część fotograficznego dorobku.

Dysk sieciowy NAS, taki jak ten model firmy QNAP, może być elementem systemu archiwizacji opartego o zasadę 3-2-1. Choć jednak ten model zapisuje dane na 4 dyskach, trzeba go traktować tylko jako jedną kopię danych.

Zasada 3-2-1: bezpieczna archiwizacja zdjęć

Ponieważ zagrożenia dla cyfrowych danych mogą się pojawić z różnych stron, system ochrony musi uwzględniać te wszystkie niebezpieczne sytuacje. Po naszej stronie jest jedna wielka zaleta danych cyfrowych: łatwość ich duplikowania. I warto ją wykorzystać, tworząc metodę na bezpieczne przechowywanie zdjęć w oparciu o zasadę 3-2-1, opracowaną przez Petera Krogha. Zasada ta nie dotyczy tylko przechowywania cyfrowych fotografii, ale wszelkiego typu danych. Na czym polega 3-2-1? Otóż bezpieczna archiwizacja zdjęć wymaga, aby były one w co najmniej:

• 3 kopiach
• 2 różnych typach nośników
• 1 kopia poza domem

Pierwsza część jest jasna: trzy kopie dają skrajnie małe prawdopodobieństwo, że wszystkim trzem zdarzy się coś złego w tym samym czasie. Jednak jeśli trzy kopie są na trzech dyskach w tym samym czasie podłączonych do komputera, to są one narażone na zagrożenie typu 1. (przepięcie) oraz 2. (wirusy, hakerzy). Dlatego powinny to być też co najmniej dwa różne typy nośników danych, a nie tylko twarde dyski. Ten drugi typ danych to np. płyta BluRay, streamer taśmowy albo kopia w chmurze (czyli zdalnym centrum danych). Danych zapisanych na płycie BD lub taśmie streamera ani wirusy, ani hakerzy nie będą w stanie zmodyfikować, nie są one też zagrożone awarią sieci elektrycznej. Ani wirusy, ani też nasz własny problem z elektrycznością nie stanowią zagrożenia dla serwera chmurowego (który oczywiście też może paść ofiarą jakichś problemów, ale dlatego mamy również kopie danych w domu).

Jedna kopia danych trzymana poza domem, choć może być najtrudniejsza do systematycznej aktualizacji, skutecznie chroni przed trzecim typem zagrożeń (pożar, włamanie). Wszystkie trzy kopie to zaś skuteczna ochrona przed pomyłką użytkownika – pod warunkiem, że wszystkie trzy regularnie aktualizujemy. I w tej regularności jest pies pogrzebany…

Zewnętrzny dysk podłączony do komputera, tak jak ten Western Digital, to dobry punkt wyjścia do własnego systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa. To jednak tylko pierwszy krok…

Bezpieczna archiwizacja zdjęć musi być regularna i systematyczna

Nie jest trudno siąść i wymyślić sobie idealny sposób na bezpieczne przechowywanie zdjęć zgodnie z zasadą 3-2-1. Problemy zaczynają się, gdy od teorii przechodzimy do praktyki i okazuje się, że sami szybko gubimy się we własnym systemie. Oprócz pogubienia się we własnych, wymyślonych regułach co, gdzie i kiedy kopiować, kłopotliwa może być też regularność backupu – a właściwie jej brak. Tymczasem robienie kopii “od czasu do czasu” i pomijanie niektórych plików, bo się po prostu o nich nie pamięta, to przepis na katastrofę w momencie, gdy nie będziemy się tego spodziewali.

Jak jednak zachować regularność i systematyczność, nie pogubić się we wszystkich kopiach, a jednocześnie niczego nie pominąć? Są dwie możliwości. Pierwsza to żelazna dyscyplina, stalowa konsekwencja, perfekcyjne uporządkowanie i niezłomna obowiązkowość – jeśli mamy te cechy, to bezpieczna archiwizacja zdjęć okaże się dla nas błahostką. Jeśli jednak nie chcemy poświęcać życia pilnowaniu co, dokąd i kiedy kopiować,  potrzebujemy systemu, który automatycznie wykona za nas najbardziej żmudną robotę. Skąd wziąć taki system? Proszę bardzo, czeka w akapicie poniżej. 🙂

(Prawie) automatyczny backup zdjęć

Idealny mechanizm bezpiecznej archiwizacji zdjęć powinien działać sam – i tak będzie działać. Potrzebne są nam dwa narzędzia: jedno będzie kopiowało zdjęcia z dysku twardego komputera na dyski zewnętrzne, a drugie wrzuci do chmury. W ten sposób będziemy mieć dwie kopie w domu, a trzecią online, zgodnie z zasadą 3-2-1.

Pierwsze narzędzie to bezpłatny program Microsoft SyncToy. Po jego skonfigurowaniu (które opisuję w osobnym artykule) wystarczy uruchomić program np. raz na tydzień, a on sprawdzi, czy na dysku zewnętrznym lub domowym serwerze NAS mamy wszystkie aktualne zdjęcia. Jeśli czegoś będzie brakowało – skopiuje brakujące pliki do właściwych folderów. Można w ten sposób duplikować zarówno foldery z RAW-ami, jak i bazę danych Lightrooma czy inne zbiory. Wprawdzie SyncToy wymaga ręcznego uruchomienia, więc nie jest zupełnie automatyczny, ale jeśli nam to przeszkadza, można za pomocą systemowego, windowsowego programu Harmonogram zadań (ang. Task Scheduler) ustawić, aby taka synchronizacja odbywała się bez naszej ingerencji w wybrany dzień tygodnia.

Druga część automatyzacji zadania, jakim jest bezpieczna archiwizacja zdjęć, jest jeszcze prostszy. Chmura Backblaze oferuje usługę Personal Backup, w ramach której automatycznie będzie tworzona kopia wszystkich danych z naszego komputera – bez limitu danych, bez ograniczenia typu plików. Można więc w ten sposób archiwizować fotografie w formacie RAW, jak i wideoklipy – rozmiar nie ma znaczenia. 😉 Ja tam mam już ponad 4,5 terabajta danych, a rekordziści mają ponad 400 TB! I to wszystko w ramach usługi kosztującej 60-72 USD rocznie. Co istotne, dane są archiwizowane w tle, bez potrzeby nadzoru. Gdy aplikacja Backblaze wykryje nowe pliki, sama zabiera się za kopiowanie ich do chmury. W tym przypadku gdy przyniesiemy z pleneru nowe zdjęcia i umieścimy je w osobnym folderze, cała struktura danych zostanie zarchiwizowana do chmury. W sąsiednim poradniku opisuję, jak sobie skonfigurować Personal Backup od Backblaze.

Zaletą dysków sieciowych NAS jest bezpieczeństwo danych nawet w przypadku awarii jednego z dysków. Co ciekawe, można dokonać wymiany dysku bez wyłączania urządzenia.

Bezpieczne przechowywanie zdjęć – 4 ważne reguły

Przy archiwizacji najważniejsza jest regularność i kompletność tworzenia kopii bezpieczeństwa, ale ten temat już mamy załatwiony, prawda? O czym jeszcze warto wiedzieć i na co szczególnie uważać?

1. 1. Nie kasuj zdjęć z karty pamięci, dopóki nie masz co najmniej dwóch kopii! Nie warto spieszyć się z czyszczeniem kart pamięci po sesji czy fotowyprawie. Oprócz skopiowania zdjęć na dysk komputera i ewentualnej wstępnej selekcji, mającej na celu odsianie ujęć zupełnie nieudanych technicznie, zdecydowanie wskazane jest wykonanie ich kopii na dodatkowy nośnik – zewnętrzny dysk czy sieciowy NAS. Może się przecież zdarzyć, że przy tej selekcji skasujemy nie te pliki, które zamierzaliśmy i… skąd wówczas je odzyskać, jeśli zdążyliśmy już sformatować karty? Ok, są programy do odzyskiwania danych z kart pamięci, jak np. darmowy PhotoRec, ale wygodniej jest sięgnąć do kopii na dysku zewnętrznym.
   2. NAS to nie backup! W tej regule chodzi o to, aby danych przechowywanych na dysku sieciowym NAS, który zawiera dwa dyski duplikujące swoją zawartość, nie traktować jako dwóch kopii. To nadal tylko jeden zestaw danych, nawet jeśli ze względów technicznych zduplikowany między dwa dyski. Dlaczego to tak naprawdę nie są dwie kopie? Owszem, jeśli NAS jest skonfigurowany do pracy w trybie RAID 1, 5 lub 10, to awaria jednego dysku nie powoduje utraty danych. Jednak zagrożenia inne niż mechaniczna awaria jednego dysku (czyli wirus, atak hakerski, spalenie, a nawet błąd użytkownika) zagrażają przechowywanym danym. Tak, NAS skonfigurowany do trybu RAID może być częścią systemu archiwizacji zdjęć zgodnie z zasadą 3-2-1, ale jako jeden jej element, a nie dwa!
   3. Sprawdzaj co jakiś czas poprawność kopii! Urządzenie takie jak dyski niekoniecznie są całkiem zepsute lub idealnie sprawne. Zdarza się, że pojawiają się problemy związane z poprawnym zapisem danych. Wówczas pliki są kopiowane, ale z błędami. Dlatego warto co jakiś czas upewnić się, że nasze zdjęcia nie tylko są w odpowiedniej liczbie kopii, ale też da się je odczytać. Nie trzeba sprawdzać całego archiwum. Byłoby to zresztą bardzo pracochłonne. Wystarczy losowo wybrać folder i przejrzeć kilkadziesiąt zdjęć.
   4. Nie wierz w jedynie słuszną strukturę danych! Bezpieczne przechowywanie zdjęć to jedna sprawa, ale znalezienie w archiwum tego, czego szukamy, to osobny problem. Struktura naszych zbiorów powinna być intuicyjna i wygodna dla nas samych – nie dla różnych internetowych guru czy byłych reporterów. Zwłaszcza ci ostatni mają tendencję do kategorycznych twierdzeń, że struktura przyjęta przez agencje prasowe jest jedynie słuszna. Tymczasem jeśli nie pracujesz dla agencji prasowej, to liczy się tylko, żebyś sam potrafił znaleźć swoje zdjęcie. Gdzie w strukturze folderów na dysku szukałbyś zdjęcia czerwonego kwiatka, które wykonałeś 2 lipca 2016 roku w Kudowie, na wycieczce z ciocią Zosią? W folderze “2016-07”? A może “wakacje 2016”, “Kudowa”, “wycieczki z ciocią Zosią”, “kwiaty”? Jeśli któraś z tych odpowiedzi wydaje Ci się bardziej naturalna, to korzystaj z takiej struktury folderów! Dobre jest to, co dla Ciebie wygodne – co przyspieszy znalezienie fotografii, której szukasz.
   5. Zdjęcia online to nie backup! Dobrze jest mieć portfolio internetowe, ale tam mamy fotografie obrobione, zmniejszone, często dodatkowo skompresowane. Do prezentacji – świetne, ale to nie oryginały!

Dalej niż zasada 3-2-1

Reguła mówiąca, że przechowywanie danych powinno się odbywać w 3 kopiach, dwóch typach nośników i co najmniej jednym archiwum za domem jest dobra jako pewne rozsądne minimum. Niektórzy sugerują jej rozszerzenie do postaci 3-2-2 (kopie w dwóch różnych chmurach lub jedną w chmurze, a drugą na fizycznym nośniku przechowywanym off site). Inni promują 4-3-1 – gdzie kopia poza miejscem zamieszkania lub biurem pozostaje jedna, ale zwiększa się liczbę kopii lokalnych do trzech, z których jedna jest aktualizowana rzadko – co pozwala zminimalizować negatywne skutki błędu ludzkiego lub szkodliwego oprogramowania działającego z “opóźnionym zapłonem”.

Większa liczba kopii z pewnością zwiększy bezpieczeństwo danych, jednak pod jednym warunkiem. Otóż cała bezpieczna archiwizacja zdjęć musi być przeprowadzana regularnie i systematycznie. Jeśli wymyślimy sobie procedurę zbyt skomplikowaną, uciążliwą lub pracochłonną, może się pojawić problem z jej konsekwentnym stosowaniem. Warto więc rozszerzyć regułę 3-2-1 o dodatkowy dysk zewnętrzny, na którym będziemy aktualizować nasze cyfrowe archiwum zdjęć rzadziej, np. co 3 miesiące. Warto… ale jeśli mamy sami się w tym pogubić, to lepiej nie rozbudowywać naszej metody na bezpieczne przechowywanie zdjęć. Dobra metoda, która działa, jest lepsza od metody doskonałej, która pozostaje tylko teorią.

Utrata danych – nie czy, ale kiedy

Utrata danych to coś, co się po prostu zdarza. Z różnych przyczyn, czasem technicznych, czasem zawinionych przez użytkownika. Na szczęście fotografia cyfrowa pozwala łatwo i tanio mnożyć zbiory. I ta redundancja to jedyna ochrona przed chaosem. Obronimy się jednak jedynie wówczas, gdy kwestię archiwizacji będziemy mieli uporządkowaną i systematycznie realizowaną. Czego życzę wszystkim fotografującym!